# Voraussetzungen welcome-soft Version 4.5 # Zusammenfassung Die komplette Daten-Kommunikation von welcome-soft in Ihrem Netzwerk findet -bis einschl. Version 4.2- über den Datenbankordner mit der dateibasierten Datenbank "termine.dat" statt. Dieser Datenbankordner muss für alle Beteiligten (PCs der Benutzer und PCs der Anzeige-Bildschirme) über Netzwerk erreichbar sein. Es ist möglich, welcome-soft alternativ mit einem SQL-Server zu betreiben (z.B. Microsoft SQL Server oder Microsoft SQL Express). Der Datenbankserver ersetzt die "termine.dat", in der Einträge, sowie deren Vorlagen, das Standardlayout, sowie diverse Einstellungen abgespeichert sind. Der Datenbank-Ordner muss weiterhin erhalten bleiben und für alle PCs verfügbar sein, da sich dort weiterhin die Auto- und VIP-Layouts befinden, sowie die Hintergrundbilder, Minibilder, Wetterinformationen und Mediendateien (auch mit mehreren MB oder sogar GB) - diese können (auch wegen des Datenvolumens) nicht in der Datenbank gespeichert werden. ## So richten Sie den Datenbankserver-Betrieb ein Aus Gründen der Kompatibilität muss welcome-soft auch bei einer Erstinstallation korrekt mit einer dateibasieren Datenbank "termine.dat" eingerichtet sein. Alle beteiligten PCs müssen auf die neue Version von welcome-soft aktualisiert werden. Öffnen Sie das Programm C:\Program Files (x86)\welcome-soft\SQLMigration.exe Durchlaufen Sie den Assistenten, richten den Datenbankserver-Zugriff ein und Übernehmen ihre bestehenden Daten. Beim nächsten Neustart eines welcome-soft Programms arbeiteten sie automatisch mit dem SQL-Server. Die Konfiguration muss nur einmalig im Netzwerk vorgenommen werden. ## Das ändert sich technisch Mit dem Abschluss der Migration wird im Datenbankordner eine termine.config angelegt. Diese enthält die benötigten Einstellungen, damit welcome-soft sich auf den Datenbankserver verbinden kann. Die Datei ist verschlüsselt. Existiert diese Datei, Verbindet sich welcome-soft setzt mit den in dieser Datei hinterlegten Daten zum Datenbank-Server. Existiert diese Datei nicht, arbeitet welcome-soft ganz regulär mit der termine.dat. Da alle Clients diese Konfigurationsdatei verarbeiten, ist keine weitere Konfiguration einzelner PCs im Netzwerk erforderlich. # Planung Alle beteiligten PCs müssen auch in Zukunft über ein Netzlaufwerk auf den Datenbankordner zugreifen können. Eine funktionsfähige “klassische” Installation von welcome-soft wird an dieser Stelle vorausgesetzt. Als Datenbankserver wird Microsoft SQL Server (Express) empfohlen; das Programm wurde für Microsoft SQL Server 2019 Express entwickelt. Andere Datenbankserver können kompatibel sein, bitte kontaktieren Sie hier vorab unseren Support. Eine Standort-Lokale SQL-Server Installation sollte gegenüber einem SQL-Server an einem Remote-Standort bevorzugt werden. Auch der Datenbankserver muss von allen beteiligten PCs aus erreichbar ein; von der Installation auf einem Anzeigebildschirme wird abgeraten, falls diese sich zu festgelegten Uhrzeiten ein- und ausschalten. Es vereinfacht den Betrieb, falls sich der Datenbankserver und die Freigabe für den Datenbankordner auf demselben Gerät befinden. Verwenden Sie die Importschnittstelle “Datapump” oder eine Exportschnittstelle (DoorSignControl, .csv etc.) sollten diese idealerweise auch auf demselben Gerät installiert sein. Entsprechend Ihrer Vorgaben kann sich welcome-soft über zwei Verfahren am SQL-Server anmelden: 1) Windows Authentifizierung: Der Windows-Benutzer, der SQLMigration.exe gestartet hat, muss das Recht haben, die Datenbank erstellen und die Tabellen anlegen zu können. Sie müssen den jeweiligen Windows-Benutzern manuell Berechtigungen erteilen, damit sie sich auf die Datenbank verbinden können. Wird in großen Domänen und im Cloud-Betrieb (Azure) verwendet. 2) SQL-Server Authentifizierung (“Mixed Mode”): Wenn Sie in den Migrationsassistenten Zugangsdaten für einen Datenbank-Administrator eingeben, kann welcome-soft auf dem Datenbankserver direkt eine neue Datenbank, sowie einen neuen Benutzer mit den notwendigen Rechten für den Betrieb von welcome-soft anlegen. Alle welcome-soft Instanzen verbinden sich im Hintergrund automatisch mit diesen Zugangsdaten auf den SQL-Server. Die Konfiguration ist verschlüsselt abgespeichert. Benutzername und Passwort des Administrators zum Einrichten der Datenbank werden nicht gespeichert. Nachfolgend finden Sie eine kurze Checkliste für die Vorbereitung, hier [[Checkliste für die Migration auf einen SQL-Server|separat]] zum ausdrucken. ![[Checkliste für die Migration auf einen SQL-Server]] # Installation des SQL-Servers Installieren Sie die Microsoft SQL Server Software und das “Microsoft SQL Server Management Studio” zum Verwalten des Servers. Stellen Sie die generelle Funktionalität sicher. Im ```SQL Server (2019-) Konfigurationsmanager``` (nicht: Management Studio!). Sollten Sie das Programm ```Konfigurationsmanager``` im Startmenü auf dem PC mit dem SQL-Server nicht finden, öffnen Sie die Microsoft-Management-Console (mmc) und fügen Sie das Snap-In ```SQL Server Configuration Manager``` hinzu. Aktivieren Sie ```TCP/IP``` bei den Clientprotokollen aller ```Konfigurationen``` und passen Sie bei Bedarf ihre lokale Firewall entsprechend an: ![[Pasted image 20241120160939.png]] Bei ```SQL-Server-Dienste``` muss ```SQL Server-Browser``` unbedingt auf Startmodus=Automatisch stehen. Er muss gestartet sein, damit welcome-soft sich über das Netzwerk mit diesem PC verbinden kann: ![[Pasted image 20241120160946.png]] Im ```Microsoft SQL Server Management Studio``` bei ```Rechte Maustaste``` auf den Server - ```Properties```, dann ```Security```: Aktivieren Sie bei Bedarf den ```SQL Server and Windows Authentication Mode```, falls alle welcome-soft Instanzen sich mit demselben Benutzernamen/Passwort am SQL-Server anmelden können sollen. Richten Sie bei Bedarf eine Datensicherung der Datenbank ein, und aktivieren Sie “AutoShrink” um die Dateigröße der Datenbank gering zu halten. # Konfiguration und Migration von welcome-soft - Starten Sie C:\Program Files (x86)\welcome-soft\SQLMigration.exe über den Windows-Explorer. ## Startseite Wählen Sie “welcome-soft ab sofort mit einem Datenbank-Server verwenden (Migration auf einen SQL Server)”. Sofern schon Daten in ihrem bestehenden System eingegeben wurden (Termine oder z.B. die Lizenz von welcome-soft) sollten Sie “Bestehende Daten übernehmen” angehakt lassen. ## Verbindung Geben Sie Hostnamen, Instanznamen (i.d.R. nur bei SQL Server Express erforderlich) und die Authentifizierung ein, damit das Migrationsprogramm sich als Administrator auf den SQL-Server verbinden kann. Sollte “SQL-Server Authentifizierung verwenden” nicht möglich sein, und ihr aktueller Windows-Benutzer hat keine Administrator-Rechte auf dem SQL-Server, starten Sie das Verfahren mit einem Benutzer mit den entsprechenden Rechten neu. Hinweis: Verwenden Sie als Servernamen nicht "(local)" oder "localhost" o.ä. Unter dem hier eingegebenen Hostnamen müssen die Anzeigebildschirme später den Server auch wirklich erreichen können. Stellen Sie sicher, dass die Namensauflösung für diesen Server auf den Clients funktioniert. Verwenden Sie notfalls direkt die IP-Adresse des SQL-Servers. Über “Verbindung manuell einrichten” können Sie im Prinzip eine Verbindung zu jedem handelsüblichen Datenbanksystem herstellen. Unter Umständen müssen auf allen welcome-soft Clientsystemen dann die notwendigen Datenbanktreiber installiert werden, oder es kann auch sein, dass die Formulierung und Formatierung der SQL-Befehle von welcome-soft von diesem Serversystem nicht anerkannt werden. Sollten Sie von Microsoft SQL Server [Express] abweichende Datenbankserver verwenden, sollten Sie vorher mit unserem Support in Kontakt treten. Klicken Sie auf [Verbinden] um zu prüfen, ob die Datenbankverbindung hergestellt werden kann. Auf der rechten Seite haben Sie die Möglichkeit, den späteren Datenbanknamen auf dem Server zu verändern. Idealerweise sollten Sie den Namen nicht ändern. Im folgenden Schritt legen Sie fest, wie sich alle Clients mit welcome-soft am Datenbankserver anmelden. Wir empfehlen die Verwendung eines gemeinsamen SQL-Benutzer/-Passworts über “SQL-Server Authentifizierung verwenden”, was in diesem Schritt auch automatisch angelegt werden kann. Erfordert den bereits konfigurierten Betrieb des SQL-Servers im “Mixed Mode”! Benutzername/Passwort werden später verschlüsselt in der Konfigurationsdatei gespeichert; ein späteres Anzeigen oder Auslesen dieses Passworts ist in welcome-soft nicht möglich. Ihr Vorteil: Dieser Datenbankbenutzer verfügt bereits über alle notwendigen Rechte. Entweder funktioniert welcome-soft dann bei allen Benutzern auf allen PCs korrekt, oder bei Niemandem. Falls Sie “Windows Authentifizierung verwenden” erfordert dies, dass Sie manuell die Rechte auf dem Server und der Datenbank an sich für alle Mitarbeiter einrichten und dokumentieren, um für zukünftig neue Mitarbeiter identisch den Zugriff zu ermöglichen; die Verwendung von Active-Directory Gruppen wird in diesem Fall empfohlen. Den Benutzern müssen mindestens folgende Rechtegruppen erteilt werden: - ALL - CONTROL - ALTER (Enthält die Berechtigungen CONNECT und CREATE) Die Windows Authentifizierung sollte nicht unbedingt verwendet werden, um den Zugriff der Benutzer auf das welcome-soft System zu regeln oder beschränken. Verwenden Sie hierfür idealerweise das in welcome-soft eingebaute Rechtesystem. Klicken Sie auf “Datenbank einrichten” Falls die automatische Einrichtung nicht möglich ist: - Erstellen Sie die Datenbank über den SQL Server Manager - Erstellen Sie ggf. ein Login auf dem Server - Erstellen Sie ggf. ein Benutzer in der Datenbank für dieses Login - Erteilen Sie dem/den Benutzer(n) die notwendigen Rechte auf dem Server und der Datenbank ## Datenübernahme Klicken Sie auf “Daten übernehmen”, um alle Informationen (Termine, Standard-Layout, Benutzer-Berechtigungen innerhalb von welcome-soft, Newsticker-Einstellungen, Lizenz, ...) der lokalen termine.dat auf den SQL-Server zu übertragen. ## Konfigurationsdatei Schließen Sie die Migration ab, indem Sie die Konfigurationsdatei speichern. Erst ab dann greifen alle Teilprogramme im Netzwerk (ab dem nächsten Start) von welcome-soft auf die Daten des SQL-Servers zu. # FAQ ## Wie prüfe ich, ob die Umstellung erfolgreich war? Starten Sie beispielhaft den welcome-soft Planer. In der Titelleiste ist nicht mehr der Dateipfad der termine.dat zu sehen, sondern die zusammengefassten Verbindungsinformationen zum SQL-Server, z.B. in der Form “SQL=MeinServerName\SQLEXPRESS”. Diese Information finden Sie zusätzlich unter Hilfe - Info in allen Teilprogrammen. ## Kann ich die termine.dat jetzt weglöschen? Nach der Umstellung funktioniert welcome-soft auch ohne die termine.dat. Wir empfehlen jedoch aus Kompatibilitäts-Gründen die Datei an Ort und Stelle zu belassen. ## Die Datenbank befindet aktuell auf einem SQL-Server. Diesen muss ich aber umziehen auf ein neues/anderes System. Was muss ich tun? Verfahren Sie entsprechend der Anleitung wie bisher. In SQLMigration.exe sehen Sie unten bei “Datenquelle” die Verbindung zu ihrem bisherigen SQL-Server. Für dieses Programm ist es egal, ob die Datenquelle ein aktueller SQL-Server oder eine dateibasierte termine.dat ist. “Von” dort wird auf das gewählte Ziel migriert. Auf der Startseite könnte man den zweiten Punkt also auch “Migration auf einen /anderen/ SQL-Server” nennen. ## Auf einmal sind alle Termine weg? Bitte kontrollieren Sie in der Titelleiste des Planers, ob sie immer noch mit dem (richtigen) SQL-Server verbunden sind. Vielleicht wurde versehentlich die termine.config im Datenbankordner gelöscht, und somit fehlen die Verbindungsinformationen zum Datenbankserver - der Planer verbindet sich in diesem Fall auf die immer noch bestehende termine.dat mit den veralteten Terminen von vor der Migration. ## Ich möchte den SQL-Server doch nicht verwenden. Der Assistent SQLMigration.exe bietet ihnen die Möglichkeit, welcome-soft wieder auf den Betrieb mit der dateibasierten Datenbank umzustellen. Benötigen Sie keine Übernahme der Daten vom SQL-Server auf die lokale, dateibasierte Datenbank können sie auch einfach die termine.config aus dem Datenbankordner löschen. ## Wie kann ich sicherstellen, dass welcome-soft mit unserer Datenbank-Serversoftware (nicht Microsoft SQL (Express) Server) korrekt zusammenarbeitet? Kontaktieren Sie unseren Support. ## Sonderfall: Mehrere welcome-soft “Inseln” Mit der aktuellen Version von welcome-soft können über die Datenbank 5 verschiedene Bildschirme/Bildschirmgruppen angesteuert werden; dies ändert sich auch durch die Verwendung eines SQL-Servers nicht. Wo früher ein zweiter Datenbankordner für eine zweite “Insel” mit weiteren Bildschirmen erstellt wurde, kann ebenfalls eine zweite Datenbank (auch) auf demselben SQL-Server erstellt werden. Dieses System ist vollständig vom getrennt von der anderen welcome-soft Installationen. Für jede “Insel” wiederholen Sie jeweils die o.g. folgenden Schritte. Separate Datenbankordner sind nach wie vor erforderlich. --- #Checkliste