# Zusammenfassung Vorbereiten eines Raumpostfachs zum Abgleich mit der welcome-soft Schnittstelle [[Datapump]]. Die Umsetzung der hier beschriebenen Schritte und Vorschläge erfolgt auf Ihre eigene Verantwortung. 1) Erteilen Sie dem Schnittstellenbenutzer in der Exchange-Verwaltungskonsole Vollzugriff auf das Ressourcenpostfach. 2) Melden Sie Sich mit diesem Benutzer neu an Windows an(!). 3) Öffnen Sie Outlook und fügen Sie bei den Konto-Einstellungen bei "Erweitert" das Ressourcenpostfach noch mal explizit hinzu. 4) Das Ressourcenpostfach ist ggf. doppelt in der Ordnerliste von Outlook zu sehen. Machen Sie auf das funktionierende Postfach(!) Rechtsklick "Datendateieigenschaften" und fügen Sie bei den Berechtigungen den Schnittstellenbenutzer mit genügenden Rechten hinzu. Gleiches für den Kalender dieses Postfachs, hier rechte Maustaste "Eigenschaften". 5) Entziehen Sie dem Benutzer in der Exchange-Verwaltungskonsole den Vollzugriff auf das Ressourcenpostfach. 6) Melden Sie Sich mit dem Schnittstellen-Benutzer neu an Windows an(!). 7) Öffnen Sie Outlook. Ggf. in die Ordneransicht wechseln. Klicken Sie den jetzt sichtbaren Kalender des Ressourcenpostfachs einmal an, um sicher zu stellen, dass die Termine in Outlook angezeigt werden. 8) Dieser Kalender sollte in der welcome-soft Schnittstelle auswählbar sein. # Videoanleitung  # Vorwissen Die Schnittstelle "Datapump" ermöglicht es, aus beliebig vielen -auch unterschiedlichen- Datenquellen Termine und Information nach welcome-soft zu übernehmen. Dazu zählen unter anderem - Exchange EWS / Microsoft Office 365 - Microsoft Outlook über MAPI-Schnittstelle - ICS bzw. iCal Dateien - XML (auch über HTTP/s) - alle handelsüblichen Datenbanksysteme (ODBC Schnittstelle) - Datenbank- oder Tabellendateien (z.B. Access und Excel) Beim Import wird anhand der Datenquelle und einer eindeutigen ID des jeweiligen Termins überprüft, ob Dieser bereits in welcome-soft besteht und ggf. aktualisiert werden muss. Eine Löschaktualisierung findet auf demselben Weg statt. Über den Datapump-Agent können die Importvorgänge intervallgesteuert wiederholt werden, um somit fortlaufend aktuelle Daten im welcome-soft System sicher zu stellen. Die Datapump kann auf Exchange Mithilfe der "MAPI"-Schnittstelle von Microsoft zugreifen. Das Bedeutet, dass der PC, auf dem die Datapump läuft, auch eine funktionierende Version von Outlook installiert haben muss. Idealerweise läuft die Datapump auf einem "nicht-aktiv benutzten" PC, wie z.B. auf einem Server oder in einer virtuellen Maschine. Die "MAPI"-Schnittstelle bietet viele exzellente Möglichkeiten, Termine und Informationen einfach aus Outlook zu übernehmen, bringt allerdings -auch bedingt durch das Alter der MAPI-Schnittstellendefinition- mit neueren Möglichkeiten die Notwendigkeit von weiteren Vorbereitungsschritten mit, speziell in Hinblick auf Raum- und Ressourcenpostfächer. ## Nur "Meine Kalender"! Es können -auch nach diesem Tutorial- ausschließlich Kalender ausgewählt werden, die in Outlook unter "**Meine Kalender**" stehen. ![[Pasted image 20241122105745.png]] Die Datapump kann über das MAPI Verfahren nur auf Ordner (Kalender) zugreifen, die Outlook in diesem Dialog anbietet:![[Pasted image 20241122110042.png]] ## Berechtigungen sicherstellen Meist werden die gewünschten Postfächer/Kalender nicht sofort in Outlook angezeigt, oder können wegen div. Fehlermeldungen nicht aufgeklappt werden: ![[Pasted image 20241122110058.png]] ![[Pasted image 20241122110106.png]] Diese Fehlermeldungen kommen letztendlich davon, dass das Schnittstellenpostfach keine Berechtigungen hat, das Raum-/Ressourcenpostfach an sich (das Postfach, nicht der Kalender!) zu öffnen. Im Folgenden werden wird beispielhaft ein Raumpostfach vorbereiten. Bitte wiederholen Sie alle nachfolgenden Schritte für alle Postfächer, die Sie verwenden möchten. # Glossar ![[Schnittstellenkonto]] ![[Schnittstellenpostfach]] # Vorbereitung Bevor wir beginnen können, stellen Sie sicher, dass folgendes verfügbar ist: ## Schnittstellen-PC - Windows- bzw. Active-Directory Anmeldekonto und Zugangsdaten, mit denen sich der PC anmeldet, auf dem die Datenpumpe betrieben werden soll - Exchange-Postfach für dem o.g. Benutzer - ggf. lokale Administrator-Rechte - Installierte und aktiviere Version von Microsoft Outlook bzw. Microsoft Office (Version 2010 oder neuer empfohlen) - Installierter und stets aktueller AntiVirus (Microsoft Defender genügt; primär zwecks Vermeidung einer Warnmeldung durch Outlook) - Installierte und konfigurierte Version von welcome-soft mit eingegebener (Demo-)Seriennummer - Datapump.exe und Datapump_Agent.exe am besten auf den Desktop verknüpfen. ## Administrator-PC (Einmalig) - Administrator-Rechte für Exchange-Server - Zugriff auf die Exchange-Verwaltungskonsole (GUI) bzw. das ECP # **Anlegen eines Ressourcen-Postfachs** Öffnen Sie auf dem Exchange-Server die Exchange-Verwaltungskonsole und erstellen Sie bei "Empfängerkonfiguration" - "Postfach" ein ```Neues Postfach```: ![[Pasted image 20241122111011.png]] Für ein neues Postfach ist ein neuer Benutzer erforderlich: ![[Pasted image 20241122111020.png]] Geben Sie mindestens den menschenlesbaren Namen ("Name") und den Benutzeranmeldename ein: ![[Pasted image 20241122111056.png]] Das Raumpostfach wird darauf hin erstellt: ![[Pasted image 20241122111108.png]] Das erstellte Postfach ist ab sofort in der Liste zu sehen und kann mit einem Doppelklick verwaltet werden. Passen Sie das Postfach Ihren Bedürfnissen an, so dass z.B. Ressourcenanforderungen automatisch angenommen werden. ![[Pasted image 20241122111120.png]] # Vorübergehende Berechtigungen erteilen Sie können erheblich abkürzen und dem Schnittstellenpostfach dauerhaft Vollzugriff auf das Raum-/Ressourcenpostfach geben. Da dies aber bei den meisten Kunden nicht realisierbar sein dürfte, werden wird wie folgt die Rechte im Detail vergeben. Dies muss allerdings in Outlook erfolgen und geht nicht über die Verwaltungskonsole! Damit wir in Outlook die Rechte vergeben können, **muss** das Postfach, mit dem wir gleich arbeiten werden -zumindest temporär-, Vollzugriff erhalten. Sie können an dieser Stelle gerne mit Ihrem eigenen Postfach (=Administrator) an Ihrem eigenen PC arbeiten. Führen Sie die nachfolgenden Schritte auf Ihrem PC mit/für Ihr eigenes Konto aus. Erteilen Sie dem Schnittstellenpostfach (zumindest temporär) Vollzugriff auf das Raum-/Ressourcenpostfach: ![[Pasted image 20241122111249.png]] Warten Sie noch ein paar Sekunden nach Beendigung des Vorgangs. Je nach Infrastruktur kann die Replikation der neuen Rechte einen Moment dauern. ![[Pasted image 20241122111353.png]] > [!Tip] Nach einer Rechteänderung ist erfahrungsgemäß das erneute Anmelden an Windows erforderlich. Bitte melden Sie von dem PC ab, mit dem sich gleich mit Outlook arbeiten möchten, und danach wieder an. Nach der erneuten Anmeldung wird das Raum-/Ressourcenpostfach automatisch in Outlook angezeigt, lässt sich aber meist trotzdem noch nicht anklicken oder ausklappen: ![[Pasted image 20241122111557.png]] # Dauerhafte Berechtigungen erteilen Öffnen Sie die Kontoeinstellungen in Outlook: ![[Pasted image 20241122111640.png]] ![[Pasted image 20241122111646.png]] ![[Pasted image 20241122111656.png]] ![[Pasted image 20241122111701.png]] Verwenden Sie den "Benutzeranmeldename" des Raum-/Ressourcenpostfaches: ![[Pasted image 20241122111719.png]] ![[Pasted image 20241122111730.png]] Alle Fenster mit "Ok" etc. schließen. In Outlook sollte es so aussehen: ![[Pasted image 20241122111751.png]] - "Besprechungsraum 1" ist doppelt zu sehen. - ein "Besprechungsraum 1" ist mit Fehlermeldung immer noch nicht anklickbar. - ein "Besprechungsraum 1" sollte sich anklicken und öffnen lassen > [!Tip] > Befinden Sie sich wirklich in der Ordner-Ansicht? ![[Pasted image 20241122111901.png]] Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den funktionierenden Besprechungsraum (das Postfach an sich, **nicht** den Kalender!) und wählen Sie "Datendateieigenschaften". ![[Pasted image 20241122112107.png]] Auf der Karteikarte "Berechtigungen" fügen Sie über "Hinzufügen" das tatsächliche [[Schnittstellenpostfach]], bzw. das [[Schnittstellenkonto]] hinzu. Evtl. müssen Sie im Adressbuch bei der Auswahlliste "Adressbuch" auf "Alle Benutzer" umschalten. ![[Pasted image 20241122112440.png]] Alle Fenster mit "Ok" schließen. Wiederholen Sie den Schritt für den **Kalender** des Ressourcenpostfachs, hier heißt die Option allerdings "Eigenschaften": ![[Pasted image 20241122112530.png]] Erteilen Sie auch hier dem [[Schnittstellenkonto]] wieder genügend Rechte; zumindest umfassende Leserechte sind Pflicht (Lesen: Alle Details). Denn: Auf dem Anzeigebildschirm können nicht alle Details zu dem Termin dargestellt werden, wenn wir diese schon nicht in Outlook lesen dürfen! ![[Pasted image 20241122112709.png]]Schließen Sie alle Dialoge mit "Ok" und beenden Sie Outlook. # Vorübergehende Berechtigungen wieder entziehen Zurück in der Exchange-Verwaltungskonsole entziehen Sie dem oben benutzten Konto bei Bedarf die Berechtigung "Vollzugriff" auf das Ressourcenpostfach. Öffnen Sie dazu erneut den Dialog "Berechtigung 'Vollzugriff' verwalten" für das Ressourcenpostfach und entfernen Sie den Schnittstellenbenutzer aus der Liste. Mit "Verwalten" werden die Änderungen aktiviert. Aber: Auch nachdem der Dialog mit dem Fortschrittsbalken geschlossen wurde dauert es ein paar Sekunden, bis die Änderungen wirklich aktiv sind. ![[Pasted image 20241122112909.png]] >[!Tip] >Nach einer Rechteänderung ist erfahrungsgemäß das erneute Anmelden an Windows erforderlich. Bitte melden Sie sich von dem PC ab, auf dem die Schnittstelle läuft, und danach wieder an. # Prüfen der Zugriffsrechte in Outlook Starten Sie nach dem Anmelden auf dem Schnittstellen-PC Outlook erneut. Durch die entzogenen Rechte kann der Startvorgang einmalig merklich länger dauern als sonst. Evtl. friert Outlook auch eine Zeit ein. Geben Sie Outlook aber bitte ein paar Minuten (max. ca. 5 Min.), um sich wieder zu fangen. Schon besser: In Outlook selbst ist der Besprechungsraum nur noch einmal zu sehen, zudem ist auch in der Outlook-Ordneransicht nur der "Kalender" zu sehen: ![[Pasted image 20241122112920.png]] Bitte warten Sie ab, bis der Abgleich abgeschlossen ist: ![[Pasted image 20241122112927.png]] Wenn man den Kalender anklickt, müssen auf der rechten Seite die Termine zu sehen sein. Wenn ja, ist unsere Arbeit in Outlook getan. # Schnittstelle konfigurieren Die Schnittstelle startet immer mit dem Kalender des lokalen Outlook-Benutzers. Mit einem Klick auf "Ordner wechseln" kann der Raum-/Ressourcenkalender geöffnet werden. Beachten Sie, dass der "Ordner auswählen"-Dialog von Outlook selbst generiert wird. Falls Outlook bisher noch nicht gestartet war, wird es automatisch gestartet und ist in der Task- oder Trayleiste sichtbar. Falls der Dialog trotz Klick auf den "Ordner-Wechseln"-Button nach einigen Sekunden immer noch nicht sichtbar ist, kann es sein, dass er in der Taskleiste von Windows blinkt und darauf wartet, von ihnen mit einem Klick "wiederhergestellt" wird (~minimiertes Fenster wieder Groß machen). ![[Pasted image 20241122112955.png]] Sobald die Termine hier zu sehen sind, ist es geschafft! Diese Termine können garantiert übernommen werden: ![[Pasted image 20241122113022.png]] Achten Sie darauf, den Zeitfilter bei A1 nicht zu "eng" zu setzen. Wenn nicht alle Termine angezeigt werden, entfernen Sie zu Testzwecken bei A2 und A3 die Filteroptionen. Konfigurieren Sie die Schnittstelle nach Ihren Wünschen, speichern Sie das Importszenario als .wsi-Datei im Datenbankordner, und planen Sie die Automatisierung für diese .wsi-Datei. Sobald der Datapump-Agent gestartet ist, läuft der Import fortan automatisch. # Tipps und Tricks - Gerade wenn die Schnittstelle auf einer virtuellen Maschine läuft, sollten Sie die automatische Anmeldung an Windows einrichten, so dass auch nach einem Serverneustart die Schnittstelle laufen kann. - Aktivieren Sie "Autostart" über ```Rechte Maustaste``` auf das Icon des Datapump Agents in der Systemtray, oder legen Sie eine Verknüpfung mit Datapump_Agent.exe in den Autostart-Ordner von Windows. Auf neueren System erreichen Sie diesen über "Ausführen" (Windows-Taste + "R") und dann den Befehl _shell:startup_ . - nehmen Sie in Ihrem Virenscanner die termine.dat von der Echtzeitprüfung aus - Nach mehrjähriger Laufzeit, vielen abzugleichenden Kalendern und geringen Importintervallen kann das Komprimieren und Reparieren der Datenbank notwendig werden. Der welcome-soft Viewer im Vollbildbetrieb führt dieses Vorgang täglich selbständig durch. Sollte dies dennoch nicht erfolgreich sein, starten die das Tool "RepairDB.exe" aus dem Programme-Ordner. Dies sollte spätestens dann durchgeführt werden, wenn die Datenbankgröße 10 MB übersteigt oder es spürbare Probleme mit den anderen Programmteilen von welcome-soft gibt. - Beim Import vielen Termine bzw. Kalender sollte die Verwendung eine [[Migration auf einen SQL-Server|SQL Servers]] in Betracht gezogen werden. - Falls Sie *nach* dem Programmstart der Datapump Outlook starten oder beenden, kann es sein, dass die Datenpumpe abstürzt, da die MAPI-Schnittstelle mit dem Schließen von Outlook deinitialisiert wurde. Starten Sie die Schnittstelle erneut und arbeiten Sie währenddessen nicht mit Outlook. - Die Schnittstelle kann nur so schnell sein wie Outlook und der Exchange-Server. Wenn Outlook schon zum Starten 1-2 Minuten braucht, kann die Datapump bei Wechsel in die Karteikarte "Microsoft Outlook Schnittstelle" leider nicht schneller sein (Sanduhr ist zu sehen). Um dies zum Umgehen hilft es oftmals, vor der Arbeit mit der Datenpumpe Outlook zu starten (und es fertig "Abgleichen" zu lassen"), da sich die Datenpumpe auf die bestehende Outlook-Instanz "aufschalten" kann, und auch beim mehrmaligen Import auf die laufende Sitzung zugreifen kann. Wir raten aber nicht explizit dazu, Outlook im automatischen ~/Dauerbetrieb in den Autostart zu legen. Wie oben erwähnt sollte Outlook dann aber auch solange geöffnet bleiben, bis alle Arbeiten mit der Datenpumpe beendet sind. - Kommt es im Dauerbetrieb zu Problemen, oder häufen sich im %TEMP%-Ordner von Windows mehrere tausend Dateien an, es kann es daran liegen, das die MAPI-Schnittstelle fortlaufend initialisiert und beendet wird. Als Abhilfe können Sie Outlook an sich in das Autostart-Menü legen (shell:startup): so bleibt während der gesamten Laufzeit des PCs nur eine einzige MAPI-Sitzung in Benutzung # Anhang 1: Warnmeldung im Outlook Client ![[Warnmeldung im Outlook Client]] # Anhang 2: Organisator wird im Betreff angezeigt, oder Betreff fehlt ![[Organisator wird im Betreff angezeigt, oder Betreff fehlt]]